Kurumsallaşma = Bürokrasi Değildir!

Patron şirketlerinden kurumsallığa ilk geçişlerde ya da kendini kurumsal zanneden, fakat kurumsallık ırmağının kenarında oturup bir çay bile içmemiş şirketler kurumsallığa adım atmak istediğinde; ilk olarak gözlerinde büyüttükleri ana unsur evrak, bürokratik unsurlar ve adeta bir bürokrasi devi olur.

Kurumsallık denildiğinde birçok patronun zihninde şu imgeler canlanır:
bitmek bilmeyen imza süreçleri, kalın klasörler, yavaşlayan işler, “önce dilekçe yaz” mantığı ve karar alamayan yapılar. İşte tam da bu noktada çok temel ama çok kritik bir yanılgı başlar.

Çünkü kurumsallaşma, bürokrasi değildir.
Bürokrasi, doğru kurgulanmadığında hantallık yaratır; ancak doğru kurgulandığında kurumsallığın en güçlü destekçisidir.

Bürokrasi Nedir?

Bürokrasi, bir organizasyonda işlerin kişilere bağlı kalmadan; yazılı kurallar, tanımlı yetkiler, standart süreçler ve kayıt altına alınmış prosedürler üzerinden yürütülmesini sağlayan yönetim sistemidir.

Bürokrasinin temel amacı;

  • keyfiliği ortadan kaldırmak,

  • belirsizliği azaltmak,

  • sürekliliği sağlamak,

  • hesap verebilirliği mümkün kılmaktır.

Yani bürokrasi, sanılanın aksine işleri yavaşlatmak için değil; işleri doğru, izlenebilir ve sürdürülebilir kılmak için vardır.

Bürokratik Nedir?

Bürokratik, bir yapının veya sürecin belirli kurallar, hiyerarşi, yazılı prosedürler ve yetki sınırları çerçevesinde işlemesini ifade eder.

Bürokratik olmak;

  • çok evrak yapmak değil,

  • çok imza attırmak değil,

  • insanları prosedürlere boğmak değildir.

Gerçek anlamda bürokratik bir yapı;
işi kimin, ne zaman, nasıl ve hangi yetkiyle yapacağını net biçimde tanımlar. Bu sayede kişiler değişse bile işler aksamaz.

Bürokrasi ve Bürokratik Unsurların Kurumsal Şirketlere Yansımaları

ve Neden Korkutucu Geldiği

Bürokrasi ve bürokratik unsurlar, özellikle patron şirketleri için korkutucu gelir. Bunun temel sebebi; patron şirketlerinin kontrolü kaybetme korkusu yaşamasıdır.

Patron şirketlerinde işler genellikle şu şekilde yürür:
“Ben bilirim, ben karar veririm, ben onaylarım.”

Kurumsallaşma sürecinde ise;

  • yetki devri yapılır,

  • karar mekanizmaları paylaşılır,

  • yazılı kurallar devreye girer.

İşte bu noktada patron, gücünün azaldığını zanneder. Oysa gerçekte olan şudur:
Patron gücünü kaybetmez, yükünü azaltır.

Bürokratik yapı doğru kurulduğunda;

  • patron her işe koşmak zorunda kalmaz,

  • yöneticiler net sorumluluk alır,

  • çalışanlar neyi neden yaptığını bilir.

Korkutucu görünen şey aslında bilinmezliktir. Bürokrasi ise bilinmezliği ortadan kaldırır.

Asıl Amaç: En Az Zarar ile En Sağlıklı Büyüme

Olması gereken en önemli unsur; bürokratik süreçler içinde kurumsal şirketlerin en az zarar ile ürünlerini ve markasını büyütmesidir.

Doğru kurgulanmış bir bürokrasi;

  • kontrolsüz büyümeyi engeller,

  • marka değerini korur,

  • kriz anlarında şirketi ayakta tutar.

Bu büyüme süreci; bürokrasi, evrak düzeni ve otorite yapısının oluşmasını sağlar. Sanılanın aksine bu durum işleri yavaşlatmaz; tam tersine daha hızlı, daha akıcı ve daha kullanılabilir hâle getirir.

Örneğin;
bir personel ayrıldığında yerine gelen yeni personel, yazılı süreçler sayesinde işi sıfırdan öğrenmez. Oryantasyon süreci hızlanır, hata payı düşer ve operasyon sekteye uğramaz.

Kurumsallık Sadece Personel Değildir

Şirketlerde kurumsal oluşum yalnızca personel ve organizasyon yapısıyla sınırlı değildir. Aynı zamanda;

  • marka değerlemesi,

  • yatırımcı ilişkileri,

  • hukuki süreçler,

  • finansal şeffaflık

gibi alanlarda da ciddi avantajlar sağlar.

İleride bir yatırımcı geldiğinde, şirketin evrak, süreç ve bilgi altyapısının düzenli olması; şirketin değerini doğrudan artırır. Dağınık, kişilere bağlı ve sözlü yürüyen yapılar ise yatırımcı için en büyük risk unsurlarından biridir.

Kurumsallığa Gelişigüzel Adım Atılmaz

Kurumsallığa adım atmak için gerekli süreçlerin; evrak, iş akışı ve analizleri yapılmadan atılmaması son derece önemlidir. “Hadi kurumsal olalım” demekle kurumsal olunmaz.

Her şirketin;

  • sektörü,

  • ölçeği,

  • kültürü
    farklıdır. Bu nedenle kurumsallaşma reçetesi de her şirkete özel olmalıdır.

Aksi hâlde kurumsallaşma adı altında yapılan işler; şirketi disipline etmek yerine daha karmaşık ve içinden çıkılmaz hâle getirir.

Kurumsallaşma Doğru Yapılırsa Ne Olur?

Doğru yapılan kurumsallaşma süreci sonunda;

  • Patron şirketi değil, sistemi yönetir

  • Yönetici inisiyatif alır ama keyfi davranamaz

  • Çalışan ne yapacağını bilir

  • Marka kişilere bağlı kalmaz

  • Şirket sürdürülebilir hâle gelir

Ve en önemlisi; şirket büyürken dağılmaz.

Ve..

Kurumsallaşma;
ne evrak yığınıdır,
ne imza trafiğidir,
ne de bürokrasi canavarıdır.

Kurumsallaşma; akıl, sistem, disiplin ve sürekliliktir.
Bürokrasi ise bunun sadece aracıdır.

Bir sonraki makalemiz olan
“Ciro Artıyor Ama Performans Düşüyorsa Sorun Nerede?” başlıklı yazıyı okumanızı tavsiye ederim.

Güzel günler.